Gmail mi Outlook mu? Hangi İş E-Posta Hizmeti Daha İyi?

E-posta iş dünyasının can damarı.
Müşterileriniz sizle iletişime e-postayla geçiyor, tedarikçilerinizle yazışıyorsunuz, ekip içi koordinasyon bile çoğu zaman e-posta üzerinden dönüyor.

Peki, iş için hangi e-posta servisinden yana tercih yapmalısınız: Gmail mi, Outlook mu?

Ayrıca E-posta servisleri artık sadece “iletişim” değil, aynı zamanda yapay zekâ destekli iş asistanı haline geliyor. Hem Google hem Microsoft, kendi ekosistemlerine güçlü AI entegrasyonları ekledi.

Bu yazıda iki dev e-posta servis sağlayıcısını masaya yatırıyoruz:
Gmail / Google Workspace
Outlook / Microsoft 365

İçeriğimizde şu başlıkları bulacaksınız:

• Bireysel özellikler ve fonksiyonellik
• İş birliği ve ekip özellikleri
• Güvenlik ve gizlilik
• Fiyatlandırma
• Yapay zeka araçları entegrasyonları

Maillerinizin spam klasörüne düşmesini istemiyor musunuz?

Danke Digital olarak geliştirdiğimiz 20 günlük Mail Sağlamlaştırma Programı sayesinde, SPF, DKIM, DMARC, MTA-STS ve TLS-RPT gibi kritik yapılandırmaları adım adım kuruyor, maillerinizin güvenle teslim edilmesini sağlıyoruz.

20 günlük program sonunda:

• Mail güvenilirliğiniz artar,
• Spam’a düşme oranınız azalır,
• Markanızın itibarı güçlenir.

Daha fazla bilgi almak için bilgi alın.

Gmail vs Outlook Karşılaştırma Tablosu

Gmail ve Google Workspace

Google ile iki şekilde e-posta hesabı açabilirsiniz:

1. Ücretsiz Gmail hesabı → @gmail.com uzantılı, 15 GB depolama alanı ile gelir.
2. Google Workspace (iş için Gmail) → @sirketiniz.com uzantılı kurumsal e-posta, daha fazla depolama, yönetim ve güvenlik özellikleri sunar.

Google Workspace İş Planları (2025 fiyatları)

• Business Starter: 71₺ / kullanıcı / ay → 30 GB depolama
• Business Standard: 142₺ / kullanıcı / ay → 2 TB depolama
• Business Plus: 233₺ / kullanıcı / ay → 5 TB depolama
• Enterprise: Özel fiyatlandırma

Hangi planı seçerseniz seçin, kullanıcı arayüzü aynı Gmail deneyimini sunar.

Özellikler ve Fonksiyonlar

Etiketler

• Gmail’in en güçlü yanı esnek label (etiket) sistemidir.
• Proje yönetimi için: To-do, in-progress, blocked gibi etiketler.
• Müşteri takibi için: Müşteri adı veya proje kodu.
• Kategoriler: Kişisel, Seyahat, İş, vb.

Kategoriler

• Gmail, e-postaları otomatik olarak şu kategorilere ayırır:
  • Primary (Ana)
  • Social (Sosyal)
  • Promotions (Tanıtım)
  • Updates (Güncellemeler)
• Bu özellik 2013’te geldi. İstenirse kapatılabiliyor.

Arama

• Gmail’in arama fonksiyonu hızlı ve oldukça isabetli.
• Filtreleme: Gönderen, tarih aralığı, etiket.
• Sadece e-posta ve eklerde arama yapar (takvim ve görevleri dahil etmez).

Takvim

• Gmail ile entegre Google Takvim, iş için çok güçlüdür.
• Mail kutusuna gelen davetleri otomatik algılar.
• Paylaşılabilir takvim linkleri oluşturmanıza izin verir.

Gmail’in İş Birliği ve Ekip Araçları

Google’ın en büyük fark yarattığı alanlardan biri: gerçek zamanlı iş birliği.
2006’da Google Docs, Sheets ve Slides hayatımıza girdiğinde bu bir devrim olmuştu. Bugün hâlâ birçok şirket, ekip içi ortak çalışmada Google’ı tercih ediyor.

Google’ın İş Birliği Araçları

• Google Docs, Sheets, Slides → Microsoft’un aksine, bu araçlar gerçek zamanlı ortak çalışma için sıfırdan tasarlandı. Bir dosyada aynı anda 5, 10 hatta 50 kişi çalışabilir.
• Google Drive → Bulut tabanlı dosya depolama ve paylaşım platformu.
• Google Chat → Anlık mesajlaşma aracı, ekip içi iletişim için.

Gmail & Google Workspace – Gemini

• Gemini entegrasyonu, Gmail ve Docs içinde yazı taslakları oluşturabiliyor.
• Uzun e-postaları özetleyebiliyor, otomatik cevap önerileri sunuyor.
• Google Meet entegrasyonu ile toplantı özetleri çıkarabiliyor.
• Drive’daki belgeleri anlayarak, kontekste uygun içerik önerileri veriyor.
• Özellikle pazarlama ve içerik ekipleri için büyük hız kazandırıyor.

Gmail Paylaşımlı Mailbox

Birçok işletmenin olmazsa olmazı: info@, sales@, support@ gibi adresler.

• Gmail’de paylaşımlı posta kutusu, kişisel inbox ile aynı arayüze sahiptir.
• Etiketleme, filtreleme ve arama fonksiyonları paylaşımlı inbox’ta da aynı şekilde çalışır.
• Kullanıcılar aynı inbox’a erişebilir, şifre paylaşmaya gerek kalmaz.

Gmail’in Güvenlik ve Gizlilik Özellikleri

Google Workspace kullanıcıları için Gmail, güvenlik konusunda güçlü araçlar sunuyor. Bunlardan öne çıkanlar:

• Gizli Mod (Confidential Mode):
  Tam uçtan uca şifreleme değil ama, e-postalar için son kullanma tarihi koyma, erişimi iptal etme, yönlendirme/çıktı alma/indirme gibi işlemleri kısıtlama imkanı sunuyor.
• Anti-Phishing Koruması:
  Google’ın makine öğrenimi tabanlı sistemi, şüpheli linkleri, ekleri ve spam içerikleri turuncu uyarı bandıyla işaretliyor. Bu da kullanıcıların oltalama saldırılarına karşı ekstra koruma sağlamasına yardımcı oluyor.
• Şifreleme:
  Gmail, iletileri aktarım sırasında TLS (Transport Layer Security) ile koruyor. Ayrıca, veriler Google sunucularında hem dinlenirken (at rest) hem de aktarılırken (in transit) şifreleniyor.

Gmail Kullanıcılarının Sık Karşılaştığı Sorunlar

1. E-posta Boyut Sınırı
   • Gmail, 102 KB üzerindeki e-postaları kesiyor ve “devamını gör” linki koyuyor.
   • Bu, özellikle uzun raporlar veya detaylı yazışmalar gönderenler için can sıkıcı olabiliyor.
2. Konuşma Dizileri (Threaded Emails)
   • Gmail, aynı konu satırına sahip e-postaları tek bir dizide topluyor.
   • Tekrarlayan bültenler için faydalı olsa da, aynı başlıkla gelen ama farklı konular içeren müşteri mailleri bu yüzden karışabiliyor.
3. Çevrimdışı Mod Sorunları
   • Gmail’in çevrimdışı modu en iyi Chrome’da çalışıyor.
   • Diğer tarayıcılarda daha az güvenilir olabiliyor.
   • Ayrıca yalnızca 90 günlük e-posta geçmişi cihazda saklanıyor. Daha eski maillere internet yokken ulaşmak mümkün değil.

Outlook ve Microsoft 365

Tıpkı Gmail gibi Outlook da ücretsiz kişisel sürüme sahip.
Ama iş dünyasında kullanılan versiyonu, Microsoft 365 ile geliyor. Bu, Google Workspace’in Microsoft’taki karşılığı diyebiliriz.

Microsoft 365 İş Planları (Nisan 2025 itibarıyla, yıllık ödeme üzerinden):

• Business Basic ($6.30/kullanıcı/ay):
  50 GB e-posta depolama + 1 TB OneDrive bulut depolama.
• Business Standard ($13.13/kullanıcı/ay):
  Tüm temel özellikler + masaüstü Office uygulamaları (Word, Excel, PowerPoint) – kullanıcı başına 5 cihaz.
• Business Premium ($23.10/kullanıcı/ay):
  Ek olarak Microsoft Defender, cihaz yönetim araçları gibi güvenlik özellikleri.
• Enterprise ($36–$57/kullanıcı/ay):
  Exchange Online hosting, 100 GB posta kutusu, gelişmiş güvenlik ve uyumluluk araçları. Genellikle 300+ kullanıcıdan başlayan büyük şirketlere yönelik.

Outlook’un Özellikleri ve Fonksiyonları

Outlook Klasörleri

• Gmail’deki “etiket” mantığından farklı olarak Outlook tamamen klasör bazlıdır.
• Bir e-posta yalnızca tek klasörde bulunabilir.
• Sürükle-bırak özelliği sayesinde mailleri klasörler arasında taşımak oldukça kolaydır.

Outlook Arama

• Gmail yalnızca e-posta ve eklerde arama yaparken, Outlook aramayı daha kapsamlı tutar:
  • E-postalar
  • Ekler
  • Kişiler
  • Takvim etkinlikleri
  • Görevler
• Daha kapsamlı olduğu için büyük posta kutularında arama yavaşlayabilir veya donmalar yaşanabilir.

Outlook Takvim

• Outlook Takvim, Microsoft Teams ve Office uygulamaları ile çok sıkı entegredir.
• Eğer Microsoft ekosistemi kullanıyorsanız (Word, Excel, Teams vb.), Outlook Takvim çok daha sorunsuz bir deneyim sunar.

Outlook Kuralları

• Outlook’ta iki tür kural vardır:
  1. İstemci tarafı kuralları: Sadece Outlook açıkken çalışır (ör. bildirim sesi).
  2. Sunucu tarafı kuralları: Her zaman çalışır. Örneğin; belirli mailleri belirli klasörlere otomatik ayırma, gelen kutusunu düzenleme, otomatik yönlendirme gibi.
• Ancak bu kurallar genellikle “if/then” (eğer/o zaman) mantığıyla sınırlıdır. Daha gelişmiş “if/else” gibi koşullar desteklenmez.

Outlook’un Ekip İş Birliği Araçları

Word, Excel, PowerPoint

• Microsoft’un klasik ofis yazılımlarıdır ve yıllardır bireysel kullanım odaklı geliştirilmiştir.
• Excel hâlâ piyasanın en güçlü veri aracı olarak kabul edilir.
• Son yıllarda Microsoft bu araçlara gerçek zamanlı ortak çalışma özelliği ekledi, fakat Google’ın doküman deneyimine göre hâlâ biraz daha “ağır” ve daha az akıcıdır.

OneDrive

• Microsoft’un bulut depolama ve dosya paylaşım platformudur.
• Google Drive’a benzer şekilde, dosya senkronizasyonu ve ekiplerle paylaşım için kullanılır.

Microsoft Teams

• Ekip sohbeti ve görüntülü toplantılar için geliştirilmiş güçlü bir araçtır.
• Outlook Takvim ile sıkı entegredir, bu sayede toplantılar doğrudan takvimden planlanabilir.

Outlook Paylaşımlı Mailbox

• Gmail’deki paylaşımlı posta kutusuna benzer, fakat ek entegrasyonlarla daha fazla işlev kazanır.
• SharePoint ve Power Automate ile entegre olabilir.
  • Örneğin, destek ekibiniz için bir ticket sistemi kurabilir, mailleri otomatik işleyebilirsiniz.
• Dezavantajı ise, iş birliğinin büyük ölçüde Microsoft Teams bildirimlerine dayanmasıdır.
• Bu nedenle, aynı inbox’ta birden fazla kişi çalışsa da “kim hangi e-postaya bakıyor” gibi detayları net şekilde göremeyebilirsiniz.

Outlook & Microsoft 365 – Copilot

• Outlook Copilot, gelen e-postaları önceliklendirme ve özetleme konusunda öne çıkıyor.
• Uzun e-posta zincirlerini tek paragrafta özetleyip, atmanız gereken adımları listeliyor.
• Takvim entegrasyonu ile toplantı hazırlıkları ve gündem özetleri hazırlıyor.
• Word, Excel ve Teams ile sıkı entegrasyon sayesinde rapor çıkarma ve sunum hazırlamada ciddi avantaj sağlıyor.
• Özellikle kurumsal ekipler ve yönetim katı için verimliliği artırıyor.

Outlook Kullanıcılarının Sık Karşılaştığı Sorunlar

1. Arama Yavaşlığı / Donmaları
   • Outlook, sadece e-posta ve eklerde değil, aynı zamanda kişiler, takvim etkinlikleri ve görevlerde de arama yapar.
   • Bu kapsamlı arama, özellikle büyük posta kutularında yavaşlamaya veya donmalara yol açabilir.
2. Paylaşımlı Mailbox Görünürlük Sorunları
   • Paylaşımlı posta kutularına birden fazla kişi erişebilir, fakat koordinasyon zayıftır.
   • Örneğin, bir satış ekibi aynı inbox’a bakarken “kim hangi e-postayı yanıtlıyor?” net bir şekilde takip edilemez.
3. Mobil Uygulama Eksikleri
   • Outlook’un mobil versiyonunda bazı kritik özellikler yoktur:
     • Kurallar ve otomasyonlar oluşturulamaz.
     • Gelişmiş arama filtreleri desteklenmez.
     • Masaüstünde olan özel görünümler mobilde kullanılamaz.

Peki Hangisi Daha İyi – Gmail mi Outlook mu?

Burada tek bir doğru yok; tamamen iş modelinize, ekibinizin alışkanlıklarına ve önceliklerinize bağlı.

• Google Workspace (Gmail):
  Eğer önceliğiniz basitlik, hız ve ekip iş birliği ise Gmail öne çıkıyor.
  • Gerçek zamanlı ortak çalışma
  • Basit ve kullanıcı dostu arayüz
  • Daha kolay entegrasyonlarla küçük–orta ölçekli işletmeler için ideal
• Microsoft Outlook (Microsoft 365):
  Daha büyük ölçekli, güvenlik ve kurumsal uyumluluğun ön planda olduğu sektörlerde (ör. hukuk, finans, sağlık) Outlook güçlü bir tercih.
  • Daha gelişmiş güvenlik ve erişim kontrolleri
  • Geniş kapsamlı arama ve depolama seçenekleri
  • Microsoft ekosistemiyle (Teams, SharePoint, Excel) sıkı entegrasyon

Hangi Durumda Hangisini Seçmeli?

• Küçük/Orta ölçekli işletme: Gmail → Hızlı, pratik, kolay ekip uyumu.
• Kurumsal şirket / regülasyon odaklı sektör: Outlook → Güvenlik ve yönetim araçları daha güçlü.

Danke Digital Uzmanları Öneriyor

Biz Danke Digital’de farklı sektörlerden birçok markanın Gmail ve Outlook kurulumlarını, entegrasyonlarını ve güvenlik ayarlarını yönettik.

• Turizm sektöründe çalışan bir müşterimiz için Google Workspace + Drive entegrasyonu sayesinde ekiplerin dosya paylaşım süresi %60 kısaldı.
• Finans alanında hizmet veren bir müşteri için ise Outlook + Microsoft Defender yapılandırmasıyla phishing saldırılarına karşı ciddi bir koruma sağladık.

Önerimiz şu: Eğer yoğun dosya paylaşımı, içerik iş birliği ve esneklik istiyorsanız Gmail, regülasyon ve güvenlik odaklı bir sektördeyseniz Outlook.

Sonuçta hangi sistemi seçerseniz seçin, asıl farkı kurulum, entegrasyon ve güvenlik yönetimi yapar. İşte burada Danke Digital olarak devreye giriyoruz.

Siz de işinize en uygun e-posta altyapısını kurmak istiyorsanız bizimle iletişime geçin.